Trước đây, việc ứng dụng CNTT vào lưu trữ hồ sơ sổ sách, tài liệu đã được các bộ phận trong nhà trường chú trọng triển khai để số hóa dữ liệu, nhằm giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả trong các hoạt dộng của trường. Tuy nhiên, mức độ thực hiện ở mỗi nơi, mỗi chỗ còn có những hạn chế nhất định do thực tế triển khai còn gặp những bất cập cũng như sự chưa hoàn thiện của các phần mềm
Kể từ khi bước vào cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, chuyển đổi số đã trở thành một nhiệm vụ cấp thiết đối với nhà trường. Trong đó, riêng việc số hóa đưa tài liệu lưu trữ lên môi trường số một cách toàn diện đã mang tính đột phá, tạo ra một không gian hoạt động hoàn toàn mới giúp đơn vị có được bước phát triển bứt phá.
Với năng lực về hạ tầng số, an toàn thông tin và kinh nghiệm triển khai các giải pháp CNTT đã được Chính phủ và các bộ ngành tin tưởng lựa chọn thực hiện các dự án mang tính nền tảng chuyển đổi số quốc gia như: Trục liên thông văn bản, Cổng Dịch vụ công, Hệ thống Thông tin báo cáo, cơ sở dữ liệu về dân cư, cơ sở dữ liệu về cán bộ, công chức viên chức...
Để thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung, giúp công việc tìm kiếm tài liệu thực sự nhanh chóng và tiện lợi; giúp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác lưu trữ tài liệu – hồ sơ để CBQL-GV-NV dễ dàng truy cập, xem, nắm bắt thông tin cũng như là lưu trữ các hồ sơ học liệu số của cá nhân lên cùng hệ thống.